【テンプレート有】ドイツ語でビジネスメール ~役立つフレーズ集~

2020-04-06 | タグ:

就職活動を始めるとき、引っ越し先の家主に連絡したいとき、丁寧なドイツ語を書いて自分をきちんとした社会人に見せたい場面は数多くあります。しかし、ドイツ語の勉強は始めたばかりで、教科書に書いてある文章をそのまま真似してもいいのか、はたまたGoogle 翻訳が叩き出した文章をそのまま貼り付けていいのか、悩む方は多いでしょう。

ドイツ語初心者の方がメールを作成する場合、数多くの方が次のような順序で文章を作ってしまいがちです。

  • 日本語で文章を考える → ドイツ語へ翻訳(自分のドイツ語が通じるか不安)

言語のルーツが異なるので、直訳をすると日本語らしい表現が通じないことは多々あり苦労されることでしょう。より自然な、ローカライズされた文章を作成するためには次の順序が最適とされています。

  • 書きたい内容を決める → それに似た意味のドイツ語のフレーズを当てはめる

このようにすることで、アウトプットする文はドイツ語に存在するフレーズですので自然になりますし、自分の伝えたい事柄を網羅してくれます。

そこで今回は、ドイツ語でビジネスメールを書くときに役立つナチュラルな表現、フレーズ集を紹介します。

ドイツ語で宛名を書く

ビジネスメールでも、基本的に3種類の宛名の書き方があります。それぞれ丁寧さのレベルが異なりますが、自分から発信する場合はまず最も丁寧な表現を使い、相手の返信がよりカジュアルであれば、そのカジュアルのレベルに自分の表現も合わせましょう。

【フォーマル/最も丁寧】

ドイツ語 日本語 使える状態
Sehr geehrte Damen und Herren, 拝啓 〇〇様 相手の性別や地位が不明
部署全体、複数の人に宛てる時
関係者各位
Sehr geehrter Herr Müller, 拝啓 ミュラー様 相手が男性で名前が分かる時
Sehr geehrte Frau Koch, 拝啓 コッホ様 相手が女性で名前が分かる時

基本的に面識のない相手、履歴書を送る時は必ずこの最もフォーマルな宛名で送りましょう。就職活動、物件の内覧、銀行、税理士、弁護士へのメールもこの形を使えばまず問題ありません。履歴書を出す際、インターネット上に担当者の名前が書いてある場合は名前を記載します。

【カジュアル/丁寧/面識がある】

ドイツ語 日本語 使える状態
Lieber Herr Müller, ミュラー様 相手が男性で名前が分かる時
Liebe Frau Koch, コッホ様 相手が女性で名前が分かる時

こちらも丁寧ですが、過去に会ったことがある人などに使います。先ほどの例よりもカジュアルよりですが、関係次第ではビジネスメールでも十分使われます。

【カジュアル/丁寧/複数回会ったことがある】

ドイツ語 日本語 使える状態
Hallo Herr Müller, ミュラーさん 相手が男性で名前が分かる時
Hallo Frau Koch, コッホさん 相手が女性で名前が分かる時

敬語を使う中では最もカジュアルな表現です。複数回会ったことがある相手、日々メールでやり取りをする仲の時に使われます。カジュアルですが、同僚や得意先とでも関係次第では一般的に使用されます。

本文の始め方

お願いをしたい時

heute wende ich mich mit einer besonderen Bitte an Sie: meine Krankenkasse hat eine Kopie meines Arbeitszeugnisses angefordert.

(今日はあなたに特別なお願い事がありご連絡させて頂きました。というのも、私の健康保険組合から労働証明書のコピーの提出を求められています。)

ドイツ語ではコロン(:)がよく使われます。直訳をすると「というのも/つまり」ですので、コロンの後に具体的な要件を書き始めましょう。この文章は、上述した宛名の直後から書き始めて大丈夫です。

その他のお願いする時の表現

es würde mich freuen, wenn Sie…

(…して頂けたら幸いです。)

wären Sie so nett, …

(恐れ要りますが…して頂けないでしょうか。)

 

データを添付した時

anbei erhalten Sie meinen Lebenslauf.

(履歴書を添付しました。)

 

anbei finden Sie die benötigten Unterlagen.

(ご要望の書類を添付しました。)

 

以前送ったメールに付け加えたい時

Bezug nehmend auf meine Mail vom 26.02.2020 teile ich Ihnen mit, dass…
(2020年2月26日のメールに付け加えて…をお伝えします。)

in Ergänzung zu meiner Mail vom 11.03.2020 möchte ich Sie bitten, dass…
(2020年3月11日のメールに付け加えて…をお願いします。)

ergänzend zu der Mail vom 28.03.2020 informiere ich Sie wie folgt: …
(2020年3月28日のメールに付け加えて、以下の情報をお伝えします。)

 

返信が遅れた時

Entschuldigen Sie bitte die späte Antwort. 

Ich entschuldige mich für die späte Antwort.

(返信が遅くなり申し訳ありません。)

本文の結び方

感謝で終わりたい時

Vielen Dank für Ihr Verständnis.
(ご理解頂き有難うございます。)

Schon jetzt möchte ich mich für Ihre Mühe recht herzlich bedanken.
(ご尽力頂き有難うございます。)

2つ目の例は、何かお願い事をした際に予め感謝を示したい時に役立つフレーズです。ドイツ語や英語ではよく、前もって「ありがとう」を伝えます。

例)Thank you in advance. / Vielen Dank im Voraus.

どちらも前もって感謝を伝える文章です。もしメールで何かをお願いをし、最後にこの文章で本文を結んだ場合、質問に対しての返答が来てもそこへ更に「ありがとう」を伝えるメールを送る必要はありません。

予め感謝しているため、もう一度送ることは重複になります。日本人の感覚的にどうしてお礼の返信をしたくなりますが、予めお礼を言っていれば、そこを省いても全く問題ありません。

「不明点があればご連絡下さい」

Falls Sie weitere Informationen benötigen, melden Sie sich gerne jederzeit.
(更なる情報が必要な場合はいつでもご連絡下さい。)

Fragen hierzu beantworte ich gerne jederzeit per E-Mail.
(こちらに関する質問は、Eメールでいつでもお問い合わせ下さい。)

問い合わせされる手段を限定できます。E-MailをTelefonに替えれば、相手側に質問がある場合、電話で問い合わせされます。

Für Rückfragen wenden Sie sich gerne an Herrn/Frau Koch.
(ご質問がある場合はコッホさんにご連絡下さい。)

こちらは自分以外の誰かにふりたい時に役立ちます。

メールの結び方

本文を結んだ後は、メールの結び方です。大事なのは宛名と同じで相手が送ってきたフォーマルのレベルに合わせること。自分からビジネスメールを書く際は必ず最もフォーマルな「Mit freundlichen Grüßen」を使いましょう。

Mit freundlichen Grüßen 敬具 フォーマル
Liebe / Viele Grüße よろしくお願いします。 フォーマル+カジュアル
Grüße よろしくお願いします。 フォーマル+カジュアル

 

Liebe Grüße、Viele Grüße、Grüßeはよりカジュアルですが、同僚間や得意先とでも関係を築けていれば日常的に使用されます。相手がGrüßeで結んでいるのに、自分がMit freundlichen Grüßenと送っては、せっかく相手が距離を縮めようとしているのにチャンスを逃すことになります。

テンプレート

いくらフレーズを覚えても、ゼロからメール作成するのは常に不安です。大文字・小文字のルール、カンマの使い方などを細かく見てもらうために、テンプレートも用意しました。

Business Mail テンプレート

なお、ドイツ語でのビジネスメールはSie が一般的に使われますが、相手がduを使用してきた場合はduを使いましょう。日本では年上の相手が自分に対して常語で話しても、こちらは敬語を使います。ドイツでは、一方だけが常語ということは基本的にありません。

(例外:社長や会長など、年の差があり、役職も高い人が相手で、さらに面識があまりない場合は、例え相手がメールで Du を使用してきても、『Duを使っていいよ』と明確な許可があるまではSieを使って話すのが安全です。)

日本語で文章を考えるとついつい回りくどなってしまったり、オブラートに包むことでドイツ人には意図が伝わりづらくなります。ドイツ語で書くときは少しダイレクトに伝えようとするくらいが丁度いいかもしれません。ポイントはしっかり押さえて、真摯にメールを作成すればきっと気持ちは伝わることでしょう

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